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Projekt: Event-Management

ME360 ist ein US-amerikanisches Coaching- und Trainingsunternehmen, das Leadership-Programme und Business-Retreats für Unternehmer:innen organisiert.

Schlicht & Partner entwickelte eine automatisierte Event-Infrastruktur, mit der ME360 Anmeldungen, Kommunikation und Teilnehmermanagement professionell und skalierbar abbilden kann.

„Früher haben wir unsere Events mit endlosen E-Mails, Excel-Listen und manueller Nachverfolgung organisiert.

Doch jetzt läuft Anmeldung, Erinnerungen und sogar Nachbereitung alles automatisiert. Unsere Teilnehmenden sind besser informiert, und unser Team kann sich endlich auf andere Aufgaben konzentrieren“

Michael Evans - Founder & CEO, ME360

So funktioniert Event-Management heute

Automatisiert.

Herausforderungen

Bevor automatisierte Abläufe eingeführt wurden, war das Eventmanagement bei ME360 komplett manuell und zeitaufwendig.
Durch die große Anzahl an Veranstaltungen, Seminaren und Retreats wurde der Prozess zunehmend ineffizient, fehleranfällig und nicht mehr skalierbar:

Manuelle Anmeldung: Teilnehmer:innen wurden per E-Mail registriert und in Excel-Tabellen eingetragen.
Kommunikationsüberlastung: Eine Vielzahl von E-Mails für Bestätigungen, Erinnerungen und Nachfassnachrichten.
Terminüberschneidungen: Kalendereinträge wurden von Hand vorgenommen – das führte häufig zu Fehlern und Doppelbelegungen.
Unübersichtliche Interessentenverwaltung: Es war schwierig, Interessenten gezielt zu betreuen und nachzuverfolgen.
Verzögerte Benachrichtigungen: Aktuelle Informationen konnten nicht in Echtzeit kommuniziert werden – das sorgte bei Teilnehmenden für Unsicherheit.

So wurde die technische Infrastruktur aufgebaut, um diese Probleme zu lösen:

1. Analyse

Zunächst wurden die bestehenden Abläufe im Eventmanagement und der Teilnehmerkommunikation genau untersucht.
Ziel war es, die größten Engpässe zu identifizieren – insbesondere jene, die wiederholt, manuell und fehleranfällig waren.

2. Entwicklung der Systemstruktur

Ein modulares System zur digitalen Kommunikation und Veranstaltungsorganisation wurde entworfen.
Jede Phase der Eventplanung wurde dabei technisch abgebildet, unter anderem:

Sicherung aller Veranstaltungsdetails
Automatische Teilnehmeranmeldung und Anmeldung zu E-Mail-Listen
Zentrale Pflege und Aktualisierung von Veranstaltungsterminen
Automatische Kalendereinträge und Terminplanung
Automatisierte Verwaltung von Interessenten
Sofortige Benachrichtigungen bei Änderungen oder Updates

3. Umsetzung der Automatisierung

Sicherung aller Veranstaltungsdaten

Alle Anmeldungen und Änderungen wurden automatisch in Google Sheets und Airtable gesichert.
Über Tools wie Zapier oder Make wurden alle Daten in Echtzeit erfasst und aktualisiert.

Verwendete Tools: Google Sheets, Airtable, Eventbrite, Zapier

Automatisierte Anmeldung & E-Mail-Zuordnung

Mailchimp und ActiveCampaign wurden mit den Anmeldetools (z. B. Eventbrite) verknüpft.
So wurden Teilnehmende automatisch den passenden E-Mail-Listen zugewiesen – für gezielte Vor- und Nachkommunikation.

Verwendete Tools: Mailchimp, ActiveCampaign, Eventbrite, Zapier

Zentrale Pflege und Aktualisierung der Events

Eine automatisierte Verknüpfung (z. B. mit Zapier) verband Zoom, Google Kalender, Eventbrite und Airtable.
So waren Anmeldung, Terminplanung und Kommunikation durchgehend synchronisiert.

Verwendete Tools: Zapier, Zoom, Airtable, Google Kalender, Eventbrite

Automatische Kalendereinträge & Zeitplanung

Jede neue Veranstaltung oder Sitzung wurde automatisch im Kalender eingetragen – über Tools wie Calendly, Google Kalender und Arlo.
So entstand ein visuell übersichtlicher Zeitplan für das gesamte Team.

Verwendete Tools: Google Kalender, Calendly, Arlo, Eventbrite

Automatisierte Verwaltung von Interessenten

Teilnehmende wurden automatisch in die digitale Kundenverwaltung (z. B. HubSpot oder Pipedrive) übertragen – inklusive Markierungen je nach Eventtyp.
So konnten im Anschluss passende Follow-up-Abläufe gestartet werden.

Verwendete Tools: HubSpot, Pipedrive, Eventbrite, Zapier

Echtzeit-Benachrichtigungen & Erinnerungen

Aktuelle Benachrichtigungen wurden automatisch per Slack, Twilio oder Gmail gesendet.
Auch Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails laufen jetzt automatisch, ausgelöst durch Änderungen in Airtable oder Google Sheets.

Verwendete Tools: Gmail, Slack, SendGrid, Twilio, Google Sheets

4. Übergabe & Schulung

Nach der technischen Umsetzung wurde das System an das Team von ME360 übergeben – mit klar dokumentierten Prozessen und Schulung zur eigenständigen Nutzung.

Ergebnisse

Nach Einführung der Automatisierung konnte ME360 deutliche Verbesserungen feststellen:

Effizienz: Der manuelle Aufwand wurde stark reduziert – das Team konnte sich wieder auf Inhalte und Teilnehmende konzentrieren.
Professionalität: Einheitliche und zeitgerechte Kommunikation sorgte für ein besseres Erlebnis bei den Teilnehmenden.
Skalierbarkeit: Das System ermöglichte Wachstum – mehr Veranstaltungen konnten umgesetzt werden, ohne den organisatorischen Aufwand zu erhöhen.