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Projekt: Onboarding

Sofia Kakkava ist Coaching-Psychologin und Gründerin von „Coach the Coach“, einem Ausbildungsprogramm für angehende Coaches.


Schlicht & Partner unterstützte beim Aufbau eines automatisierten Onboarding- und Zahlungssystems, das ihr Team entlastet und neue Kund:innen strukturiert durch den Startprozess führt.

„Dank der Zusammenarbeit mit Schlicht & Partner konnte ich 80% meiner internen Prozesse von der ersten Kontaktaufnahme über das Onboarding bis hin zur Kundenkommunikation vollständig automatisieren.
 

Es fühlt sich an, als hätte ich ein ganzes Backoffice-Team dazubekommen.
Nur digital.“

Sofia Kakkava, Gründerin und CEO

So funktioniert Onboarding heute

Automatisiert.

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Herausforderungen

Vor der Automatisierung war Sofias Onboarding-Prozess vollständig manuell und zeitaufwändig:

  • Manuelle Datenerfassung: Kundendaten wurden per E-Mail abgefragt und von Hand in Tabellen eingetragen.

  • Individuelle Vertragserstellung: Für jede:n neue:n Kund:in musste ein individueller Vertrag erstellt werden – das war fehleranfällig und bremste den Start.

  • Unklare Kommunikation: Ohne zentrales System war es schwierig, den Überblick über Kund:innenfortschritt und Nachrichtenverläufe zu behalten.

  • Terminüberschneidungen: Die manuelle Terminabstimmung per E-Mail führte regelmäßig zu Dopplungen und Missverständnissen.

  • Kaum skalierbar: Aufgrund des manuellen Aufwands war es kaum möglich, mehrere Kund:innen gleichzeitig strukturiert aufzunehmen.

Die Lösung

 

Um diese Probleme zu lösen, wurde ein vollständig automatisierter Onboarding-Prozess aufgebaut – mit dem Ziel, Abläufe zu beschleunigen und gleichzeitig das Kundenerlebnis zu verbessern.

Schritt 1: Automatische Vertragserstellung je nach gebuchtem Paket

 

Ein automatisiertes System füllte eine vorbereitete Vertragsvorlage (z. B. in Google Docs) automatisch mit den Kundendaten und den passenden Bedingungen für das jeweilige Coaching-Paket (z. B. 6 oder 12 Wochen Einzelbetreuung).
Anschließend wurde der Vertrag automatisch zur digitalen Unterschrift (z. B. via HelloSign) versendet. Eine Kopie wurde im Speicher (Google Drive) gesichert und in der Kundenübersicht vermerkt.

Verwendete Tools: Google Docs, PandaDoc, Google Sheets, Zapier, Stripe

Schritt 2: Digitale Vertragsunterschrift

 

Nach der Anmeldung wurde der Vertrag automatisch an die Kund:innen versendet. Diese konnten ihn direkt online unterschreiben, und die unterzeichnete Version wurde automatisch sicher gespeichert.

Verwendete Tools: PandaDoc, HelloSign, Zapier

Schritt 3: Zentrale Kundenerfassung (digitale Kundenakte)

 

Ein digitales Kundenprofil wurde automatisch angelegt, sobald sich jemand registrierte. Dieses Profil enthielt alle relevanten Daten und diente der besseren Übersicht und Nachverfolgung der Kundenkommunikation und -entwicklung.

Verwendete Tools: HubSpot, Zapier

Schritt 4: Automatisierte Willkommens-E-Mails & Unterlagen

 

Eine automatisierte E-Mail-Sequenz wurde eingerichtet, sodass neue Kund:innen nach ihrer Registrierung eine persönliche Willkommensnachricht mit allen wichtigen Informationen und Unterlagen zum Coaching erhielten.

Verwendete Tools: Mailchimp, Zapier

Schritt 5: Selbstständige Terminbuchung

 

Über eine Online-Funktion konnten die Kund:innen ihre Gesprächstermine eigenständig buchen – basierend auf Sofias Verfügbarkeit. Bestätigungen und Kalendereinladungen wurden automatisch verschickt.

Verwendete Tools: Calendly, Google Kalender, Zapier

Schritt 6: Automatische Erinnerungen & Nachfassmails

 

Automatische Erinnerungen wurden 24 Stunden vor jedem Termin versendet. Auch Nachfassnachrichten nach den Sitzungen wurden automatisch erstellt und verschickt.

Verwendete Tools: Mailchimp, Calendly, Zapier

Ergebnis:

 

Gesamte Zeitersparnis: 5–10 Stunden pro Kund:in

Je nach Umfang kann der Aufwand unterschiedlich sein – aber mit jedem automatisierten Schritt summiert sich die eingesparte Zeit deutlich.
Das entlastet nicht nur das Tagesgeschäft, sondern gibt Sofia auch mehr Zeit für das, was wirklich zählt: ihre Kund:innen – oder einfach fürs Leben außerhalb des Bildschirms.

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